Wybór drukarki do firmy nie powinien zaczynać się od porównywania cen czy liczby dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest określenie, ile osób będzie korzystać z urządzenia, jak często będą drukować i ile stron firma przygotowuje w ciągu miesiąca. Innych parametrów potrzebuje sprzęt obsługujący kilka stanowisk i kilkaset wydruków, a innych urządzenie wykorzystywane przez kilkunastoosobowy zespół, który każdego dnia przygotowuje większe pakiety dokumentów. Znaczenie ma również ich charakter – faktury i umowy stawiają przed sprzętem inne wymagania niż kolorowe oferty, raporty czy prezentacje. Dopiero zestawienie tych informacji pozwala dobrać urządzenie zapewniające odpowiednią wydajność bez niepotrzebnego zwiększania kosztów.
Od czego zacząć dobór drukarki do firmy?
Pierwszym krokiem powinna być analiza rzeczywistego sposobu korzystania z dokumentów. Sama informacja, że w firmie pracuje dziesięć osób, nie określa jeszcze potrzebnej wydajności urządzenia. W jednym biurze każdy pracownik może drukować codziennie po kilkadziesiąt stron, podczas gdy w innym większość dokumentacji funkcjonuje elektronicznie. Warto więc ustalić, jakie dokumenty są drukowane najczęściej, jak duże są pojedyncze zadania oraz czy zapotrzebowanie jest równomierne w ciągu miesiąca. Znaczenie ma też udział wydruków kolorowych, potrzeba drukowania dwustronnego oraz korzystania ze skanowania i kopiowania. Pozwala to już na początku odrzucić urządzenia niedostosowane do faktycznego sposobu pracy firmy.
Jak liczba pracowników wpływa na wybór drukarki?
Liczba użytkowników pomaga określić, jak intensywnie urządzenie będzie wykorzystywane i jak często kilka osób może wysyłać zadania w podobnym czasie. Przy jednym lub dwóch stanowiskach stosunkowo prosta drukarka może zapewnić odpowiedni komfort. W przypadku większego zespołu rośnie natomiast znaczenie szybkości druku, czasu rozpoczęcia pierwszego wydruku, pojemności podajnika oraz sprawnej obsługi kolejki zadań. W małych zespołach zazwyczaj wystarcza jedno dobrze dobrane urządzenie sieciowe, o ile jego wydajność odpowiada liczbie przygotowywanych dokumentów. W biurach liczących kilkanaście lub więcej osób trzeba już dokładniej przeanalizować sposób korzystania ze sprzętu, ponieważ zbyt wolny model może ograniczać sprawność pracy całego zespołu.
Nie należy jednak dobierać urządzenia wyłącznie według liczby pracowników. Pięcioosobowa księgowość drukująca codziennie duże zestawy dokumentów może potrzebować wydajniejszego sprzętu niż znacznie większy zespół pracujący niemal całkowicie cyfrowo.
Jak określić miesięczną liczbę wydruków?
Drugim podstawowym parametrem jest rzeczywisty miesięczny wolumen druku. Najlepiej ustalić go na podstawie dotychczasowego zużycia papieru, liczników używanych urządzeń albo danych z systemu zarządzania drukiem. Jeśli takich informacji nie ma, można przez kilka tygodni obserwować liczbę wykonywanych wydruków i przygotować orientacyjne miesięczne zestawienie. Nie warto opierać się wyłącznie na średniej. Jeżeli firma przez większość miesiąca drukuje niewiele, ale okresowo przygotowuje jednorazowo kilkaset stron, urządzenie powinno radzić sobie również z takim wzrostem obciążenia. Przy porównywaniu modeli warto sprawdzać nie tylko maksymalne deklarowane obciążenie, lecz przede wszystkim zalecany przez producenta miesięczny zakres pracy. Lepiej pokazuje on, czy urządzenie zostało przystosowane do regularnej pracy przy przewidywanej liczbie wydruków.
Jak połączyć liczbę użytkowników z miesięcznym obciążeniem?
Najlepszy obraz potrzeb firmy daje zestawienie obu parametrów. Niewielki zespół wykonujący kilkaset wydruków miesięcznie ma inne wymagania niż podobnej wielkości dział przygotowujący kilka tysięcy stron. Z drugiej strony duża liczba pracowników nie musi automatycznie oznaczać wysokiego wolumenu druku. Przy niewielkim obciążeniu istotne mogą być kompaktowe wymiary, automatyczny druk dwustronny, praca w sieci i rozsądny koszt materiałów eksploatacyjnych. Wraz ze wzrostem liczby wydruków większego znaczenia nabierają szybkość urządzenia, pojemność podajników oraz dostępność tonerów o większej wydajności. W bardziej obciążonych zespołach warto także ocenić, czy jedno centralne urządzenie będzie najlepszym rozwiązaniem. Czasami korzystniejsze okazuje się rozdzielenie zadań pomiędzy dwa urządzenia, co ogranicza kolejki i zmniejsza ryzyko przestoju w przypadku awarii jednego z nich.
Kiedy firmie potrzebny jest druk kolorowy?
Nie każda firma potrzebuje kolorowych wydruków w takim samym zakresie. Jeżeli urządzenie służy przede wszystkim do przygotowywania faktur, umów czy dokumentów wewnętrznych, druk monochromatyczny może być wystarczający. Inaczej wygląda sytuacja w działach przygotowujących oferty handlowe, prezentacje, raporty, wykresy czy materiały przekazywane klientom. Kolor może poprawić czytelność dokumentów i ułatwić wyróżnianie najważniejszych informacji. Jeśli takie materiały powstają regularnie, warto uwzględnić odpowiednie urządzenie już na etapie planowania firmowego środowiska druku. Przedsiębiorstwa szukające sprzętu do takich zastosowań mogą porównać kolorowe drukarki Brother dla firm, zwracając uwagę nie tylko na możliwość drukowania w kolorze, ale również na funkcjonalność odpowiadającą liczbie użytkowników i sposobowi pracy zespołu.
Czy lepsza będzie drukarka laserowa czy atramentowa?
Technologię druku należy dopasować do charakteru pracy. W typowym środowisku biurowym, w którym regularnie drukuje się dokumenty tekstowe, zestawienia, faktury czy materiały firmowe, często wybierane są urządzenia laserowe. Dobrze sprawdzają się przy regularnych seriach wydruków i większym obciążeniu. Urządzenia atramentowe mogą natomiast znaleźć zastosowanie tam, gdzie większe znaczenie ma określony charakter druku kolorowego lub specyficzny rodzaj przygotowywanych materiałów. Nie oznacza to jednak, że jedna technologia jest zawsze lepsza od drugiej. Liczą się przede wszystkim miesięczna liczba stron, udział wydruków kolorowych, częstotliwość korzystania ze sprzętu oraz koszty eksploatacji.
Jak dobrać podajnik papieru i materiały eksploatacyjne?
Pojemność podajnika bezpośrednio wpływa na wygodę użytkowania. Jeżeli z urządzenia korzysta wiele osób, częste dokładanie papieru szybko staje się uciążliwe. Warto więc zestawić pojemność podajnika z przeciętnym dziennym zużyciem. Podobnie należy ocenić wydajność tonerów lub tuszów. Materiały o większej wydajności ograniczają częstotliwość wymiany i mogą uprościć obsługę urządzenia, ale nie zawsze są potrzebne w biurze wykonującym niewielką liczbę wydruków. Przed zakupem dobrze jest również sprawdzić, czy urządzenie wykorzystuje dodatkowe elementy eksploatacyjne oraz jak często wymagają one wymiany. Ułatwia to oszacowanie rzeczywistych kosztów użytkowania.
Dlaczego cena drukarki nie powinna być najważniejszym kryterium?
Cena zakupu jest tylko jednym z elementów całkowitego kosztu posiadania urządzenia. W dłuższym okresie większe znaczenie mogą mieć materiały eksploatacyjne, częstotliwość wymiany poszczególnych elementów oraz koszt pojedynczego wydruku. Jeśli firma przygotowuje kilka tysięcy stron miesięcznie, nawet niewielka różnica w koszcie jednej strony może z czasem przełożyć się na zauważalne wydatki. Z drugiej strony zakup bardzo wydajnego i znacznie droższego urządzenia do biura drukującego kilkaset stron miesięcznie również nie zawsze będzie uzasadniony. Najważniejsza jest więc relacja pomiędzy kosztami a rzeczywistym sposobem eksploatacji.
Jakie funkcje są ważne, gdy z drukarki korzysta kilka osób?
W środowisku wielostanowiskowym szczególnego znaczenia nabiera łączność sieciowa. Możliwość korzystania z jednego urządzenia przez komputery znajdujące się w różnych częściach biura upraszcza organizację pracy i ogranicza potrzebę instalowania osobnych drukarek przy każdym stanowisku. W zależności od potrzeb warto sprawdzić obsługę sieci przewodowej i bezprzewodowej, druku mobilnego oraz rozwiązań wykorzystywanych w firmowej infrastrukturze. W większych zespołach znaczenie mogą mieć również funkcje kontroli dostępu i zabezpieczania dokumentów wysyłanych do druku. Jeżeli pracownicy regularnie kopiują lub digitalizują dokumenty, warto rozważyć urządzenie wielofunkcyjne. Przydatne mogą być między innymi automatyczny podajnik dokumentów i sprawna obsługa skanowania wielostronicowego.
Czy warto zostawić zapas wydajności?
Drukarki nie należy dobierać w taki sposób, aby już od początku pracowała na granicy swoich możliwości. Niewielki zapas wydajności pozwala uwzględnić rozwój firmy, zwiększenie liczby pracowników oraz okresowe wzrosty zapotrzebowania na dokumenty. Nie oznacza to jednak, że trzeba kupować urządzenie znacznie przewyższające realne potrzeby zespołu. Najlepiej wybrać model odpowiadający obecnemu obciążeniu, ale pozostawiający rozsądny margines na jego zwiększenie. Jeśli firma planuje rozbudowę działu lub wzrost liczby stanowisk, warto uwzględnić te zmiany już podczas wyboru sprzętu.
Jak ostatecznie dobrać drukarkę do firmy?
Dobór urządzenia najlepiej rozpocząć od kilku konkretnych danych: liczby użytkowników, średniej i maksymalnej miesięcznej liczby wydruków, udziału dokumentów kolorowych oraz rodzaju najczęściej wykonywanych zadań. Następnie można porównywać szybkość druku, zalecane obciążenie, pojemność podajników, wydajność materiałów eksploatacyjnych, funkcje sieciowe oraz możliwość skanowania i kopiowania. Najważniejsze jest zachowanie proporcji pomiędzy możliwościami urządzenia a rzeczywistym sposobem jego wykorzystania. Zbyt słaba drukarka może powodować kolejki i przestoje, natomiast zbyt rozbudowany model niepotrzebnie zwiększy koszt zakupu. Dobrze dobrane urządzenie powinno sprawnie obsługiwać aktualne potrzeby zespołu, zapewniać rozsądny zapas wydajności i pozwalać utrzymać przewidywalne koszty druku.
Hetmańska 73, 35-078 Rzeszów, 
